Klachtenregeling

Bij XL Groothandel BV streven wij naar een optimale dienstverlening en klanttevredenheid. Toch kan het voorkomen dat u niet tevreden bent over een product of dienst. In dat geval horen wij dat graag van u, zodat we samen naar een passende oplossing kunnen zoeken. In deze klachtenregeling leest u hoe u een klacht kunt indienen en hoe wij deze behandelen.

1. Wanneer kunt u een klacht indienen?

U kunt een klacht indienen als u ontevreden bent over:

• De kwaliteit van onze producten
• De levering van uw bestelling
• Onze dienstverlening
• De behandeling door onze medewerkers
• Facturatie en betalingen
• Andere aspecten van onze dienstverlening

2. Hoe kunt u een klacht indienen?

U kunt uw klacht op verschillende manieren bij ons indienen:

• E-mail: Stuur een e-mail naar klachten@xlgroothandelbv.nl of info@xlgroothandelbv.nl
• Telefoon: Bel onze klantenservice op +31 6 184959494 725 74 (bereikbaar op werkdagen van 08:30 tot 17:00 uur)
• Post: Stuur een brief naar XL Groothandel BV, t.a.v. Klachtenafhandeling, Turfschipper 116, 2292 JB Wateringen
• Contactformulier: Vul het contactformulier in op onze website

2.1 Wat hebben wij nodig bij uw klacht?

Om uw klacht zo goed mogelijk te kunnen behandelen, vragen wij u om de volgende informatie te vermelden:

• Uw naam, bedrijfsnaam en contactgegevens
• Uw klantnummer of bestelnummer (indien van toepassing)
• Een duidelijke omschrijving van uw klacht
• Eventuele bewijsstukken (foto's, e-mails, etc.)
• Uw voorstel voor een oplossing (indien u die heeft)

3. Hoe behandelen wij uw klacht?

Wij nemen elke klacht serieus en behandelen deze vertrouwelijk. Onze klachtenprocedure verloopt als volgt:

3.1 Ontvangstbevestiging

Na ontvangst van uw klacht sturen wij u binnen 2 werkdagen een bevestiging. Hierin vermelden wij:

• Dat wij uw klacht hebben ontvangen
• Wie uw klacht in behandeling neemt
• Wanneer u een inhoudelijke reactie kunt verwachten

3.2 Behandeling van uw klacht

Uw klacht wordt behandeld door een medewerker die niet direct betrokken is geweest bij het onderwerp van uw klacht. Deze medewerker onderzoekt uw klacht grondig en objectief. Indien nodig nemen wij contact met u op voor aanvullende informatie.

3.3 Oplossing en reactie

Wij streven ernaar om binnen 10 werkdagen een inhoudelijke reactie op uw klacht te geven. In deze reactie:

• Geven wij een duidelijke uitleg over onze bevindingen
• Bieden wij een passende oplossing aan
• Indien van toepassing: leggen wij uit welke maatregelen wij nemen om soortgelijke klachten in de toekomst te voorkomen

Bij complexe klachten kan de behandelingstermijn langer zijn. In dat geval informeren wij u hierover tijdig.

4. Niet tevreden met de afhandeling?

Indien u niet tevreden bent met de afhandeling van uw klacht, kunt u dit binnen 4 weken na onze reactie kenbaar maken. Uw klacht wordt dan opnieuw beoordeeld door de directie van XL Groothandel BV.

Als we er samen niet uitkomen, kunt u als zakelijke klant het geschil voorleggen aan de bevoegde rechter. Zie hiervoor artikel 11 van onze Algemene Voorwaarden.

5. Registratie van klachten

Alle klachten worden door ons geregistreerd en bewaard voor een periode van 2 jaar. Wij gebruiken deze informatie om onze dienstverlening te verbeteren.

6. Privacy

Wij behandelen alle klachten vertrouwelijk. Uw persoonsgegevens worden alleen gebruikt voor de afhandeling van uw klacht en worden niet zonder uw toestemming aan derden verstrekt. Voor meer informatie over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens, verwijzen wij u naar ons Privacy Beleid.

7. Contact

Heeft u vragen over onze klachtenregeling? Neem dan contact op met onze klantenservice:

• E-mail: info@xlgroothandelbv.nl
• Telefoon: +31 6 184959494 725 74
• Bereikbaar op werkdagen van 08:30 tot 17:00 uur